Version 1.1 – Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Stackfield GmbH
Maximiliansplatz 17
80333 München
Deutschland

E-Mail: info@stackfield.com

Die Pro-Press Verlagsgesellschaft mbH unterstützt den Weissbuch-Award als Kooperationspartnerin. Datenschutzrechtlich verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist ausschließlich die Stackfield GmbH.

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist unter datenschutz@stackfield.com erreichbar.

3. Aufruf der Website und technisch erforderliche Cookies

4. Einreichung eines Projekts

4.1 Verarbeitete Daten

Bei einer Einreichung verarbeiten wir insbesondere:

• zur Veröffentlichung bestimmte Organisations- und Projektinformationen, Namen und Funktionen beteiligter Personen sowie eingereichte Texte, Bilder, Logos, Videos und sonstige Unterlagen;
• nicht öffentliche Kontaktdaten der Projektansprechperson, weitere Angaben aus dem Einreichungsformular und abgegebene Bestätigungen; sowie
• technische Nachweisdaten, insbesondere Zeitpunkt und IP-Adresse der Einreichung sowie die dabei gültige Fassung der Teilnahme- und Einreichungsbedingungen.

Darüber hinaus verarbeiten wir die Kommunikation im Zusammenhang mit der Einreichung.

4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten, um die Einreichung entgegenzunehmen, die Teilnahmevoraussetzungen zu prüfen, mit den Beteiligten zu kommunizieren, die Jurybewertung und Preisverleihung durchzuführen, Projekte und Gewinner zu veröffentlichen, die Ergebnisse in einem Buch zu dokumentieren und die Anerkennung der Teilnahmebedingungen sowie die erforderlichen Nutzungsrechte nachzuweisen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der ordnungsgemäßen Durchführung, Bewertung, Dokumentation und öffentlichen Kommunikation des Weissbuch-Awards. Soweit wir für eine bestimmte Verarbeitung, insbesondere für bestimmte Bild- oder Videoaufnahmen, eine Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

4.3 Daten weiterer Projektbeteiligter

Einreichungen können Namen, Funktionen, dienstliche Zugehörigkeiten, Abbildungen oder Äußerungen weiterer Projektbeteiligter enthalten. Diese Daten erhalten wir von der einreichenden Person oder der teilnehmenden Einrichtung und nicht unmittelbar von den betroffenen Personen. Wir verarbeiten sie für die Durchführung, Bewertung und gegebenenfalls Veröffentlichung des Awards auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder, soweit erforderlich, einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Bewertung durch die Jury

Zugelassene Einreichungen werden einer externen Expertenjury zur Bewertung bereitgestellt. Die Jury erhält die hierfür erforderlichen Projektinformationen und Angaben zu beteiligten Personen, jedoch keine Kontaktdaten der Projektansprechperson. Der Zugriff ist auf den Zweck und die Dauer des Bewertungsverfahrens beschränkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der unabhängigen und nachvollziehbaren Auswahl der Gewinner.

6. Veröffentlichung und Preisverleihung

6.1 Projekte und Gewinner

Zugelassene Projekte und die Ergebnisse des Awards können auf der Award-Website, in einem gedruckten oder digitalen Buch, bei der Preisverleihung, auf den von Stackfield genutzten Social-Media-Plattformen sowie im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden.

Veröffentlicht werden können insbesondere Angaben zur teilnehmenden Einrichtung und zum Projekt, Namen, Funktionen und dienstliche Zugehörigkeiten beteiligter Personen, eingereichte oder bei der Preisverleihung entstandene Inhalte sowie die erreichte Auszeichnung. Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht.

Die Veröffentlichung projektbezogener beruflicher Angaben erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Durchführung und dauerhaften Dokumentation des Awards, der Würdigung erfolgreicher Projekte sowie der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Soweit für Bildnisse oder Videos identifizierbarer Personen eine Einwilligung erforderlich ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG.

Veröffentlichte Inhalte können weltweit abgerufen, von Suchmaschinen erfasst und von Dritten, insbesondere Medien, gespeichert oder weiterverbreitet werden. Auf eine eigenständige Verarbeitung durch solche Dritten haben wir keinen Einfluss.

Bereits verbreitete Druckexemplare können nachträglich nicht zurückgerufen oder verändert werden. Bereits hergestellte, noch nicht verbreitete Druckexemplare können im Rahmen der eingeräumten Nutzungsrechte weiter verbreitet werden, soweit keine entgegenstehenden gesetzlichen Rechte betroffener Personen bestehen. Widerrufe und berechtigte Widersprüche werden bei künftigen Auflagen sowie sonstigen von Stackfield kontrollierbaren Veröffentlichungen berücksichtigt.

6.2 Foto- und Videoaufnahmen bei der Preisverleihung

Die Preisverleihung findet im Rahmen des öffentlichen Kongresses Digitaler Staat 2027 statt. Für die Anmeldung und Durchführung des Kongresses sowie die von ihr in eigener Verantwortung angefertigten Aufnahmen ist die Pro-Press Verlagsgesellschaft mbH verantwortlich; insoweit gelten deren Datenschutzhinweise.

Soweit Stackfield selbst Aufnahmen veranlasst, erhält oder für die Berichterstattung über den Award verwendet, ist Stackfield für diese Verarbeitung verantwortlich. Aufnahmen des öffentlichen Veranstaltungsgeschehens können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und den gesetzlichen Bildnisregelungen verarbeitet werden. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Dokumentation des Awards und der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Soweit erforderlich, insbesondere bei gezielten Einzel- oder Porträtaufnahmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG.

7. Empfänger und Drittlandübermittlungen

7.1 Empfänger

Personenbezogene Daten können im jeweils erforderlichen Umfang an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

• die externe Expertenjury;
• die Pro-Press Verlagsgesellschaft mbH, soweit dies für die Preisverleihung erforderlich ist;
• Auftragsverarbeiter, insbesondere für Hosting und IT-Betrieb;
• Betreiber der genutzten Social-Media-Plattformen;
• mit Herstellung, Veröffentlichung und Verbreitung des Buches beauftragte Dienstleister;
• Medien und die Öffentlichkeit im Rahmen der beschriebenen Veröffentlichungen; sowie
• Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7.2 Drittlandübermittlungen

Bei Veröffentlichungen auf Social-Media-Plattformen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Wir setzen solche Plattformen nur ein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Drittlandübermittlung erfüllt sind. Die Übermittlung kann insbesondere auf einem Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder auf geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO beruhen. Weitere Informationen ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen der jeweils genutzten Plattform.

8. Speicherdauer

Die folgenden Angaben beziehen sich ausschließlich auf personenbezogene Daten. Rein sachliche Angaben über Einrichtungen und Projekte ohne Bezug zu einer identifizierten oder identifizierbaren Person können dauerhaft zur Dokumentation des Awards veröffentlicht bleiben.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben und die nach den Teilnahme- und Einreichungsbedingungen erforderlichen Unterlagen werden für eine wirksame Einreichung benötigt; ohne sie kann das Projekt nicht berücksichtigt werden.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutz@stackfield.com wenden.

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht

Sie können einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.