Der Weissbuch-Award ist eine gemeinsame Initiative der Stackfield GmbH, Maximiliansplatz 17, 80333 München, und der Pro-Press Verlagsgesellschaft mbH, Friedrich-Ebert-Allee 57, 53113 Bonn, als Herausgeberin des Behörden Spiegel.

Das Einreichungsformular wird technisch durch die Stackfield GmbH bereitgestellt und betrieben. Mit der Einreichung eines Projekts werden diese Teilnahme- und Einreichungsbedingungen anerkannt.

2. Teilnahmevoraussetzungen

Teilnahmeberechtigt sind Behörden, Verwaltungen und sonstige Einrichtungen des öffentlichen Sektors sowie öffentliche und kommunale Unternehmen. Hierzu zählen insbesondere Einrichtungen des Bundes, der Länder und Kommunen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, öffentliche Bildungseinrichtungen und Hochschulen sowie vergleichbare Organisationen in öffentlicher Trägerschaft.

Eingereicht werden können vollständig abgeschlossene Projekte, die zwischen dem 1. Januar 2024 und dem 22. Dezember 2026 abgeschlossen wurden. Laufende Projekte sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Das eingereichte Projekt muss von einer teilnahmeberechtigten Einrichtung verantwortet und in wesentlichen Teilen gesteuert worden sein. Die Einbindung externer Partner, Dienstleister oder Auftragnehmer ist zulässig, sofern die Verantwortung für das Projekt bei der teilnahmeberechtigten Einrichtung verbleibt und das Projekt seinem Wesen nach als öffentliches Projekt einzuordnen ist.

Die Einreichung kann durch eine berechtigte Person im Namen der teilnehmenden Einrichtung erfolgen. Zusätzlich ist mindestens eine unmittelbar am Projekt beteiligte Ansprechperson zu benennen.

Grundsätzlich soll je Organisationseinheit oder Projektteam ein Projekt eingereicht werden. Verschiedene Organisationseinheiten derselben Einrichtung können jeweils eigene Projekte einreichen. Bei mehreren Einreichungen derselben Organisationseinheit behalten sich die Verantwortlichen eine Auswahl vor.

3. Einreichung und Unterlagen

Die Einreichung erfolgt bis einschließlich 22. Dezember 2026 über das offizielle Einreichungsformular.

Die Projektbeschreibung muss nachvollziehbar darlegen, welche Herausforderung mit dem Projekt adressiert wurde, welche Maßnahmen umgesetzt wurden und welche Ergebnisse oder Wirkungen hierdurch erzielt werden konnten. Ein quantitativer Wirkungsnachweis ist nicht erforderlich. Soweit vorhanden, können Kennzahlen, Auswertungen oder sonstige geeignete Nachweise ergänzend eingereicht werden.

Jede Einreichung muss mindestens ein für die Veröffentlichung geeignetes Bild mit eindeutigem Bezug zum eingereichten Projekt sowie das Logo der einreichenden Einrichtung enthalten. Darüber hinaus können ergänzende Materialien eingereicht werden.

Sämtliche im Rahmen der Einreichung übermittelten Informationen und Unterlagen müssen grundsätzlich für eine Veröffentlichung im Zusammenhang mit dem Weissbuch-Projekt geeignet sein. Vertrauliche, geschützte oder aus sonstigen Gründen nicht zur Veröffentlichung bestimmte Informationen und Unterlagen dürfen nicht eingereicht werden.

4. Ablauf und Bewertung

Die Verantwortlichen prüfen die Einreichungen auf ihre grundsätzliche Teilnahmeberechtigung und Verwendbarkeit. Ein Anspruch auf Veröffentlichung oder Berücksichtigung im Bewertungsverfahren besteht nicht. Es liegt in der Verantwortung des Einreichers, die für sie geeignete Kategorie zu bestimmen und auszuwählen. Die Verantwortlichen behalten sich das Recht vor, unvollständige, ungeeignete, nicht nachvollziehbare, technisch nicht verwendbare oder rechtlich problematische Einreichungen abzulehnen.

Die Bewertung erfolgt durch eine unabhängige Expertenjury. Aus den Gewinnern der vier Kategorien wird zusätzlich ein Gesamtsieger ermittelt. Die Bewertung erfolgt anhand der veröffentlichten Kriterien.

Die Entscheidung der Jury ist final. Eine inhaltliche Neubewertung findet nicht statt. Ein Anspruch auf Offenlegung von Einzelbewertungen, Punktwerten oder internen Juryberatungen besteht nicht. Der Rechtsweg hinsichtlich der Juryentscheidung ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

5. Veröffentlichung und Nutzungsrechte

Die teilnehmende Einrichtung sichert zu, dass die eingereichten Inhalte frei von Rechten Dritter sind. Dies umfasst insbesondere Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechte sowie gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen abgebildeter Personen.

Mit der Einreichung räumt die teilnehmende Einrichtung den Verantwortlichen die für die Durchführung, Präsentation und Kommunikation des Weissbuch-Projekts sowie des Weissbuch-Awards erforderlichen einfachen, unentgeltlichen Nutzungsrechte an den eingereichten Inhalten ein.

Die Verantwortlichen behalten sich vor, eingereichte Inhalte redaktionell zu kürzen, sprachlich zu überarbeiten, strukturieren, formatieren und für unterschiedliche Veröffentlichungsformen aufzubereiten.

6. Auszeichnung und Preisverleihung

Die Gewinner werden zur Preisverleihung eingeladen. Eine persönliche Teilnahme an der Preisverleihung ist für die Verleihung der Auszeichnung nicht erforderlich.

Der Gesamtsieger erhält darüber hinaus die Möglichkeit, eine gemeinnützige oder anderweitig steuerbegünstigte Organisation als Empfänger einer von der Stackfield GmbH bereitgestellten Geldspende zu benennen. Eine Auszahlung der Spende an die ausgezeichnete Einrichtung, deren Mitarbeitende oder sonstige mit ihr verbundene Personen ist ausgeschlossen. Die Spende wird unmittelbar an die benannte Organisation geleistet.

Die Stackfield GmbH ist berechtigt, die Eignung und Förderfähigkeit der benannten Organisation zu prüfen. Sofern die vorgeschlagene Organisation die hierfür erforderlichen Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die Stackfield GmbH die Benennung einer anderen geeigneten Organisation verlangen.

7. Rückzug, Ausschluss und vorzeitige Beendigung

Eine Einreichung kann bis zum Ende der Einreichungsfrist am 22. Dezember 2026 zurückgezogen werden. Nach Ablauf der Frist ist ein regulärer Rückzug nicht mehr vorgesehen.

Die Veranstalter behalten sich vor, Einreichungen vom Weissbuch-Award auszuschließen, sofern diese gegen die Teilnahme- oder Einreichungsbedingungen verstoßen, Rechte Dritter verletzen oder aus sonstigen sachlichen Gründen mit den Grundsätzen und Zielsetzungen des Weissbuch-Awards nicht vereinbar sind.

Die Verantwortlichen behalten sich zudem vor, Fristen, Abläufe und sonstige organisatorische Rahmenbedingungen des Awards aus sachlichen Gründen anzupassen sowie den Award jederzeit nach eigenem Ermessen zu unterbrechen, zu verschieben oder abzusagen.

8. Haftung und Verantwortung

Die teilnehmende Einrichtung ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität ihrer Angaben verantwortlich. Die Veröffentlichung oder Bewertung einer Einreichung stellt keine Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der enthaltenen Angaben durch die Verantwortlichen dar.

Die Verantwortlichen übernehmen keine Gewähr für die jederzeitige Verfügbarkeit des Einreichungssystems und haften nicht für technische Störungen. Die teilnehmenden Einrichtungen sind selbst für die rechtzeitige und vollständige Übermittlung ihrer Einreichung verantwortlich. Zwingende gesetzliche Haftungsansprüche bleiben unberührt.

9. Datenschutz

Für die Teilnahme am Weissbuch-Award ist die Angabe von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 4 Nr. 1 DSGVO erforderlich. Die teilnehmenden Einrichtungen erklären sich damit einverstanden, dass ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung und Abwicklung des Weissbuch-Awards vom Veranstalter im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erhoben, gespeichert und verarbeitet sowie an den Auftraggeber weitergegeben werden dürfen.

Die Einwilligung kann jederzeit durch Nachricht an die Veranstalter unter weissbuch@stackfield.com widerrufen werden. Nach Widerruf der Einwilligung werden die erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten des Teilnehmers umgehend gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus den gesonderten Datenschutzhinweisen zum Weissbuch-Award.

10. Sonstiges

Der Rechtsweg ist in jedem Fall ausgeschlossen. Es gilt ausschließlich deutsches Recht. Maßgeblich ist grundsätzlich die zum Zeitpunkt der Einreichung auf der Website des Weissbuch-Awards veröffentlichte Fassung dieser Teilnahme- und Einreichungsbedingungen.

Sollten einzelne Bestimmungen der Teilnahme- und Einreichungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.