Postbot KAI – Postverteilung mit KI
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch automatisierte Postverteilung
Team
Landratsamt Heilbronn, Sachgebiet Digitalisierung
KAI reduziert den Sortieraufwand um 80 Prozent und schafft mehr Zeit für die Antragsbearbeitung und persönliche Beratung.
Mit dem eigens entwickelten Postbot KAI hat das Landratsamt Heilbronn eine KI-gestützte Lösung geschaffen, die eingehende Dokumente automatisch analysiert, relevante Informationen erkennt und die Postverteilung in verschiedenen Verwaltungsbereichen weitgehend automatisiert.
Ob Anträge, Rechnungen oder andere Dokumente – statt jedes Schreiben einzeln zu öffnen, zu prüfen und Daten manuell zu übertragen, erhalten die Mitarbeitenden die Unterlagen direkt in ihren digitalen Posteingängen. Selbst handschriftliche Anmerkungen kann die KI erkennen. Dadurch konnte der manuelle Sortieraufwand um 80 % reduziert werden. Die Beschäftigten gewinnen wertvolle Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung und persönliche Beratung.
Besonders ist, dass KAI vollständig vom Landratsamt selbst entwickelt und gemeinsam mit den Mitarbeitenden eines Pilotbereichs gestaltet wurde. Neben dem benötigten KI-Server fallen nach Projektangaben keine weiteren Kosten an. Durch seinen flexiblen Aufbau lässt sich die Lösung schnell auf weitere Aufgaben und Verwaltungsbereiche übertragen. Was als gemeinsames Entwicklungsprojekt begann, ist inzwischen für viele Beschäftigte zu einem geschätzten digitalen Helfer im Arbeitsalltag geworden.
